Skartační řízení, ESSS, výběr mimo řízení, likvidace
Archivním zákonem určení původci (blíže viz § 3 odst. 1 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů) mají povinnost vést spisovou službu. Součástí spisové služby je také vyřazování dokumentů s uplynulou skartační lhůtou a v závislosti na jejich typu buď následné předávání do státního archivu, nebo likvidace. Skartační řízení se týká všech dokumentů vzniklých z činnosti původce, tedy i účetních dokumentů.
Pro zahájení skartačního řízení je nutné podat místně příslušnému archivu skartační návrh včetně soupisu dokumentů znaků „A“ a „S“; u dokumentů typu „V“ („výběr“) původce podle znění vyhlášky platného do 30. 6. 2023 navrhoval jejich zařazení do skupiny „A“ nebo „S“. Vyhláška v novele vydané pod č. 92/2023 Sb. v §15 odst. 2 sice zrušila skartační znak „V“ a v §20 odst. 4 povinné navrhování jejich rozřazení do skupin „A“ nebo „S“, u dokumentů zařazovaných a ukládaných ve spisovnách podle spisových a skartačních plánů platných do této doby, resp. do doby, než je původci změní, však skartační znak „V“ stále existuje. Proto žádáme původce, aby u dotyčných dokumentů prováděli rozdělení i v analogových skartačních návrzích podávaných po 1. 7. 2023 až do doby, než přejdou na výkon spisové služby v elektronické podobě s pomocí akreditovaného systému elektronické spisové služby.
Státní oblastní či státní okresní archiv po obdržení skartačního návrhu původce kontaktuje a zpravidla si s ním domluví prohlídku dokumentů. Při ní se zjišťuje, zda soupis dokumentů odpovídá skutečnému stavu, případně se zhodnotí zařazení dokumentů znaku V do skupiny A nebo S. Následně archiv vyhotoví protokol o skartačním řízení. Na základě podepsaného protokolu archiv převezme dokumenty znaku A a původce provede likvidaci dokumentů znaku S.
Skartační řízení z ESSS
Probíhá prostřednictvím Národního archivního portálu. Portál je přístupný v testovací a ostré verzi. Z volně přístupné úvodní strany jsou pod záložkou Pro původce – Návody k dispozici uživatelská příručka a návodná videa. K práci v testovací i ostré verzi portálu je nutná registrace, o kterou původce žádá metodika pro elektronická skartační řízení v SOA Plzeň, kterým je Mgr. Miroslav Eisenhammer, Ph.D..
Provádění skartačního řízení z ESSS prostřednictvím portálu je povinné pro všechny systémy ESSS, které jsou používány od srpna 2012. Od této doby měly podle legislativy splňovat požadavky Národního standardu pro ESSS, a tudíž být schopné vytvářet validní SIP balíčky a předávat elektronické dokumenty ve výstupních formátech předepsaných § 23 vyhlášky o spisové službě. Pro dokumenty a spisy uzavřené před uvedeným termínem platí mírnější požadavky pro metadata SIP balíčků a není vyžadováno předání elektronických dokumentů ve výstupních formátech – podrobněji viz Stanovisko Národního archivu k přechodným obdobím uvedené mezi metodikami.
Upozornění: I když zadání SIP balíčků původcem a jejich posouzení archivem probíhá v prostředí Národního archivního portálu, tak skartační návrh, protokol o výběru archiválií ve skartačním řízení a případný záznam o předání archiválií si původce a archiv navzájem posílají jako dokumenty prostřednictvím datové schránky. Teprve doručení skartačního návrhu oficiální cestou je pro archiv podnětem k zahájení výběru archiválií.
Výběr archiválií mimo skartační řízení
Soukromoprávní původci (viz § 3 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., v platném znění) nemají povinnost vést spisovou službu a mít vydaný vnitřní předpis stanovující podmínky práce s dokumenty (pokud jej nepotřebují jako součást podkladů k vydání ISO). Musí pouze uchovávat dokumenty vyjmenované v příloze č. 1 archivního zákona a nabídnout je příslušnému archivu k výběru archiválií tehdy, když to uznají za vhodné, nejpozději v případě ukončení činnosti. O výběru dokumentů v takovém případě archiv vyhotovuje protokol o výběru archiválií mimo skartační řízení. Současně se tito původci musí řídit zákonem o účetnictví, zákonem o dani z přidané hodnoty a zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, které stanovují ukládací lhůty pro účetní dokumenty a dokumenty významné pro doložení nároků na důchod. Vyřazování dokumentů bez trvalé hodnoty po uplynutí ukládacích lhůt provádí soukromoprávní původce ve své režii, není nutné žádat o souhlas archiv. Pro určení ukládacích lhůt je možné využít např. publikaci Typový skartační rejstřík (Ostrava, Montanex, poslední vydání 2017). Pokud soukromoprávní původce požaduje vyjádření archivu k vyřazení dokumentů i přes to, že nemá povinnost vedení spisové služby, může zaslat archivu skartační návrh s odkazem na § 7 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších předpisů – archiv je v takovém případě povinen vyřídit skartační návrh soukromoprávního původce a v jeho rámci se vyjádří i k výběru, resp. vyřazení dokumentů bez trvalé hodnoty.
Likvidace zanikající společnosti
V případě, že úkony spojené s likvidací byly zahájeny do 31. 12. 2013, potřebuje soudem určený likvidátor k výmazu společnosti z obchodního rejstříku potvrzení územně příslušného státního oblastního archivu, že likvidátor s archivem projednal zabezpečení dokumentů zanikající společnosti. Tuto povinnost stanovil v § 75a odst. 2 zákona č. 513/1991 Sb. (Obchodní zákoník), který byl vzhledem k nabytí platnosti nového Občanského zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.) k 31. 12. 2013 zrušen.
Pro likvidace zahájené po 1. 1. 2014 již tato povinnost není novým Občanským zákoníkem stanovena, žadatel by se tudíž v takovém případě neměl již na zrušený Obchodní zákoník odkazovat. Pro zanikající společnosti však stále platí povinnost stanovená v § 11 odst. 2 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, podle kterého je takový subjekt povinen informovat příslušný archiv o ukončení svého podnikání a nabídnout mu dokumenty vzniklé ze své činnosti a vyjmenované v příloze č. 1 zákona č. 499/2004 Sb. k výběru archiválií mimo skartační řízení. Nabídková povinnost se týká i dokumentů z činnosti případných právních předchůdců zanikající společnosti, pokud jsou u ní uloženy.
Dále upozorňujeme na povinnost stanovenou v § 94 zákona č. 90/2012 Sb. (zákon o obchodních společnostech a družstvech), kde se likvidátorům ukládá povinnost uchovávat po dobu 10 let dokumenty související s likvidací, konkrétně konečnou zprávu o průběhu likvidace, návrh na použití likvidačního zůstatku a účetní závěrku.
Uchovat je třeba též dokumenty dokládající nárok bývalých zaměstnanců na důchod (mzdové listy, případně osobní spisy). Tyto dokumenty nejsou vybírány za archiválie, lhůta pro jejich uložení je však stanovena zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení č. 582/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů (§ 35a), a to ve znění platném do 30. 1. 2023 na 30 let, ve znění platném od 1. 2. 2023 na 45 let (všeobecně se doporučuje 50 let). Protože archivy bývají jednotlivými občany i Českou správou sociálního zabezpečení na místo uložení těchto dokumentů často dotazovány, doporučujeme do žádosti o výběr archiválií mimo skartační řízení v případě zániku společnosti uvést také informaci o místě uložení tohoto typu dokumentů.
V případě, že jde o společnost se sídlem na území města Plzně, je třeba obrátit se přímo na Státní oblastní archiv v Plzni, Sedláčkova 44, 306 12 Plzeň. Totéž v případě, když jde o společnost, která je nástupcem bývalého národního, resp. státního podniku nebo jde o společnost s širším než okresním významem.
Pokud se jedná o společnost s místním nebo okresním významem, je třeba obrátit se na příslušný státní okresní archiv podle sídla společnosti. V případě pochybnosti, kterému archivu adresovat žádost o povolení likvidace, resp. o výběr archiválií mimo skartační řízení, lze tuto záležitost konzultovat telefonicky nebo e-mailem s pracovníky 3. oddělení SOA v Plzni.
Níže uvedené vzory zahrnují případy likvidace společnosti, započaté do 31. 12. 2013 (vzor 1) a případy započaté po 1. 1. 2014 (č. 2).